Chercher un emploi peut être une tâche ardue et souvent décourageante pour les candidats. Lorsqu'ils prennent le temps et l'énergie nécessaires pour postuler à une offre d’emploi, la moindre des choses est de leur offrir une réponse, même si elle est négative. Cependant, un point peut rapidement poser un problème dans votre processus de recrutement et impacter considérablement votre marque employeur : la façon dont vous refuser vos candidats. Pour cela, il faut passer par la case “rédiger un mail de refus de candidature”. Quand envoyer ce mail de refus ? Comment l’exprimer tout en restant professionnel et bienveillant ? Et surtout, comment faire de ce moment une opportunité pour renforcer votre marque employeur ?
À quel moment envoyer un mail de refus de candidature ?
Le timing de l'envoi d'un mail de refus de candidature est crucial. Si votre processus est automatisé ou si vous avez décidé de ne pas garder un candidat instantanément, temporisez l’envoi de votre refus. En effet, cela peut être particulièrement décourageant en tant que candidat de recevoir un refus seulement quelques minutes après avoir postulé.
Voici quelques recommandations pour déterminer le meilleur moment :
Dès que la décision est prise : Dès que vous avez décidé de ne pas retenir un candidat, faites lui savoir rapidement (mais pas trop !). Ne laissez pas les candidats attendre trop longtemps sans réponse. Selon une étude de Glassdoor, 58% des candidats attendent une réponse dans une semaine après un entretien, et 83% dans deux semaines.
Après chaque étape de recrutement : Si votre processus de recrutement comprend plusieurs étapes (tests, entretiens, etc.), envoyez un email de refus après chaque étape pour informer les candidats non retenus.
En fin de processus : Une fois que vous avez trouvé le candidat idéal et qu'il a accepté votre offre, informez rapidement les autres candidats du résultat final.
Informer rapidement les candidats permet de montrer votre respect envers eux et de maintenir une image professionnelle de votre entreprise.
Pourquoi vous DEVEZ envoyer un mail de refus
Envoyer un mail de refus de candidature n'est pas seulement une question de politesse, mais également une stratégie essentielle pour plusieurs raisons :
Respect et courtoisie : Les candidats ont investi du temps et des efforts dans leur candidature. Ne pas leur répondre est perçu comme un manque de respect. Selon une étude de LinkedIn, 94% des candidats souhaitent recevoir des retours après un entretien, même s'ils n'ont pas été retenus.
Amélioration de la marque employeur : Une communication claire et respectueuse renforce la perception positive de votre entreprise. Les candidats partageront leur expérience, bonne ou mauvaise, avec leur réseau.
Potentiel futur : Un candidat refusé aujourd'hui pourrait devenir un employé idéal demain ou un ambassadeur de votre entreprise. Maintenir une relation positive est crucial.
Il est important de garder à l'esprit qu'humaniser votre mail ne peut qu'être bénéfique pour votre entreprise.
Maintenant 2 choix s’offrent à vous :
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Les conseils pour écrire un mail de refus de candidature
1. Soyez clair et concis
Lorsque vous rédigez un mail de refus de candidature, la clarté et la concision sont essentielles. Commencez par exprimer votre gratitude envers le candidat pour avoir postulé à votre offre d'emploi ou de formation. Montrez-lui que vous appréciez sincèrement l'intérêt qu'il a manifesté envers votre entreprise. Ensuite, passez rapidement à l'annonce de la décision. Utilisez des phrases simples et directes pour éviter toute ambiguïté. Évitez les formulations vagues qui pourraient laisser le candidat dans le doute. Un message clair et précis contribue à maintenir une communication transparente et respectueuse avec les candidats, même dans les moments délicats comme celui-ci.
Par exemple :
"Nous tenons à vous remercier sincèrement d'avoir pris le temps de postuler à notre offre d'emploi pour le poste de [nom du poste]. Nous avons apprécié l'intérêt que vous avez manifesté envers notre entreprise et vos qualifications ont été soigneusement prises en considération lors du processus de sélection."
2. Exprimez de la gratitude
Montrez votre appréciation pour le temps et les efforts investis par le candidat dans sa candidature. Exprimez votre gratitude de manière authentique et spécifique.
Par exemple :
"Nous tenons à vous exprimer notre sincère gratitude pour l'intérêt que vous avez porté à notre entreprise et pour les efforts que vous avez déployés pour postuler au poste de [nom du poste]. Votre candidature a été examinée avec attention, et nous avons été impressionnés par [mentionner un aspect spécifique des qualifications ou de l'expérience du candidat]."
En utilisant ce modèle, vous montrez au candidat que vous appréciez ses efforts et que sa candidature a été prise au sérieux, ce qui contribue à maintenir une relation positive même en cas de refus.
3. Offrez des commentaires constructifs :
Offrez des conseils ou des commentaires constructifs sur la candidature du candidat. Ces retours peuvent aider le candidat à mieux comprendre les raisons de son refus et lui donner des pistes d'amélioration pour ses futures candidatures.
Par exemple :
"Nous tenons à vous remercier encore une fois pour avoir pris le temps de postuler chez [nom de l'entreprise]. Bien que votre profil soit impressionnant, nous avons décidé de poursuivre avec un autre candidat dont le profil correspondait plus étroitement aux besoins spécifiques du poste. Cependant, nous tenons à souligner [mentionner un point fort de la candidature du postulant, comme ses compétences techniques, son expérience pertinente, etc.]. Nous vous encourageons à continuer à développer ces compétences et à explorer d'autres opportunités qui correspondent mieux à votre profil professionnel."
En fournissant des commentaires constructifs de cette manière, vous aidez le candidat à comprendre les aspects de sa candidature qui ont été appréciés tout en lui offrant des conseils pour son développement professionnel futur.
4. Proposez une alternative :
Proposez des alternatives au candidat, que ce soit d'autres postes au sein de l'entreprise ou des opportunités externes similaires.
Par exemple :
"Bien que nous ne soyons pas en mesure de vous offrir le poste pour lequel vous avez postulé, nous souhaitons vous informer qu'il existe d'autres opportunités au sein de notre entreprise qui pourraient correspondre à votre profil et à vos compétences. Nous vous encourageons à consulter régulièrement notre site carrières pour être informé des nouvelles offres qui pourraient vous intéresser. De plus, nous vous invitons à envisager de postuler à des postes similaires dans d'autres entreprises où votre expertise et votre expérience pourraient être valorisées."
En proposant des alternatives de cette manière, vous montrez au candidat que vous appréciez son profil et que vous souhaitez l'aider à trouver des opportunités qui correspondent mieux à ses compétences et à ses objectifs professionnels.
Modèle de mail de refus de candidature
“Madame X / Monsieur X,
Nous vous remercions sincèrement pour l’intérêt que vous portez à notre entreprise et pour le temps que vous avez consacré à postuler au poste de [Nom du poste].
Cependant, après une étude attentive de votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas y donner une suite favorable.
En effet, [expliquer la raison du refus].
Toutefois, sachez que cela ne doit pas remettre en cause vos qualités personnelles et votre parcours.
Nous vous souhaitons une bonne continuation, une pleine réussite dans vos recherches et dans la suite de votre carrière.
Nous vous prions d’agréer, Madame / Monsieur, l’expression de nos respectueuses salutations.”.
En résumé, la rédaction de mails de refus de candidature nécessite tact et sensibilité. En suivant ces conseils et en utilisant notre outil, vous pouvez transformer une expérience potentiellement négative en une occasion de renforcer votre marque employeur et de maintenir des relations positives avec les candidats.
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