ATS ou CRM : quel outil pour votre sourcing de candidats ?

Pourquoi avez-vous besoin d'un CRM dans votre stratégie de recrutement ? En quoi est-ce différent de votre ATS ? Telles sont les questions que se posent des milliers d'entreprises qui essaient d'obtenir les meilleurs résultats en matière de recrutement.

Le débat ATS / CRM ne fait que commencer, c'est le moment de s'assurer que vous comprenez parfaitement ce que les deux outils peuvent offrir en tant qu'outil de sourcing candidat.

Même le meilleur logiciel au monde ne peut pas résoudre les problèmes de recrutement, mais obtenir la bonne technologie peut vous faire économiser du temps et de l'argent et vous faire prendre de l'avance sur vos concurrents.

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ATS ou CRM : Définitions

C'est l'heure des définitions rapides pour que nous soyons tous sur la même longueur d'onde.

ATS : un "Applicant Tracking System" permet de suivre le processus de recrutement dans son intégralité, de suivre le parcours des candidats à une offre d'emploi et d'enregistrer les demandes des candidats. L'ATS est l'outil traditionnel des recruteurs. Il en existe de nombreux, tel que Taleez, TeamTailor, ou encore Beehire.

CRM : un "Customer Relationship Management" (en français "Gestion de la Relation Client") a pour objectif d'optimiser la qualité de la relation client pour le fidéliser et maximiser le chiffre d'affaires ou la marge réalisée avec lui. Dans le domaine du recrutement, un CRM est destiné aux chercheurs d'emploi et aux candidats. C'est le moteur qui anime votre équipe de sourcing, vous permet de créer des viviers de talents et vous aide à construire et à entretenir des relations avec des talents passifs. Tout comme les ATS, il en existe de nombreux avec des spécificités différentes, comme Firmao, plutôt dédié aux petites et moyennes entreprises, ou Hubspot plus axé sur les entreprises de grande taille.

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En d'autres termes, l'ATS est un outil de workflow et de conformité qui gère les candidats. Le CRM quant à lui est un écosystème de tous les candidats passifs et actifs, ainsi que tous ceux qui ont déjà postulé dans votre entreprise. Le CRM est un véritable centre de renseignement sur les talents que vous pouvez acquérir.

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Pourquoi choisir un ATS pour recruter ? 

Un ATS offre plusieurs avantages qui en font un choix incontournable pour les recruteurs souhaitant optimiser leur processus de recrutement. 

Voici 4 raisons pour lesquelles l'ATS est indispensable :

1. Automatisation des tâches répétitives :

Un ATS simplifie votre quotidien en automatisant vos tâches répétitives et chronophages (ex : tri des CV, envoi de notifications aux candidats, planification de vos entretiens, etc.). Vous gagnez ainsi du temps et vous pouvez vous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

2. Centralisation des informations :

Toutes les données relatives aux candidats sont stockées sur une plateforme unique accessible à tout moment. Cela simplifie l’accès à vos historiques d’échanges et vous permet de suivre facilement l'évolution de vos candidatures. 

3. Amélioration de la collaboration d'équipe :

Un ATS facilite une meilleure collaboration entre les membres de votre équipe. Fini les échanges dispersés par e-mail, votre équipe peut désormais partager des commentaires, suivre les interactions et collaborer efficacement. 

4. Facilitation de la présélection des candidats :

Grâce aux algorithmes de filtrage, un ATS vous aide à présélectionner vos candidats en fonction de critères spécifiques. Cette fonctionnalité rend le processus de tri plus rapide et plus précis, vous permettant de vous concentrer sur les candidats les plus prometteurs.

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Pourquoi choisir un CRM pour recruter? 

Un CRM offre des avantages qui vous permettent de renforcer vos stratégies de recrutement :

1. Gestion proactive des candidats / Nurturing des candidats :

Un CRM permet de développer des relations à long terme avec vos candidats, en particulier ceux qui ne sont pas activement en recherche d'emploi. Vous pouvez par exemple maintenir l'engagement des candidats passifs en leur envoyant des contenus pertinents, des mises à jour sur votre entreprise, ou encore des opportunités futures, ce qui augmente vos chances de les recruter lorsqu'ils deviennent disponibles.

2. Segmentation avancée:

Un CRM vous permet de segmenter vos candidats en fonction de plusieurs critères (ex : compétences, expérience, localisation, niveau d'engagement, etc.). Vous ciblez ainsi plus précisément vos actions de recrutement et personnalisez vos communications pour chaque groupe de candidats.

3. Suivi de l'engagement :

‍Vous pouvez suivre et mesurer l'engagement de vos candidats, que ce soit via l'ouverture des e-mails, les clics sur les liens ou les réponses aux communications. Ces données vous aident à identifier les candidats les plus intéressés et à ajuster vos stratégies de communication pour maximiser vos conversions.

4.  Amélioration de l'expérience candidat  :

‍Contrairement à un ATS qui est souvent axé sur le processus de recrutement, un CRM se concentre sur l'expérience du candidat. Il permet de personnaliser les communications en fonction des préférences et des besoins individuels des candidats, améliorant la perception de l'entreprise en tant qu'employeur attentif et réactif.

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Alors que l'ATS reste l'outil le plus utilisé, le CRM gagne en importance. En effet, de nombreux analystes pensent qu'à l'avenir 60% du processus de recrutement sera géré par le CRM !

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Mais comment savoir si vous avez besoin d’un CRM ou d’un ATS ? 

Comment savoir si vous avez besoin d’un CRM ou d’un ATS ? 

L'ATS et le CRM ont des objectifs distincts dans la gestion des talents. L'ATS se concentre sur l'automatisation du processus d'embauche, ce qui le rend idéal pour gérer efficacement un grand volume de candidatures. 

À l'inverse, le CRM se concentre sur la construction de relations à long terme avec les candidats, en permettant des échanges personnalisés et ciblés, même avec ceux qui ne sont pas en recherche active. 

Ainsi, le choix entre un CRM de recrutement et un ATS dépend de plusieurs facteurs clés liés à vos besoins spécifiques en matière de recrutement. 

Il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive, mais elle devrait vous donner un indicateur de la possibilité d'utiliser ou non un CRM.

Pratiquez-vous activement le sourcing de candidats ?

Si votre processus de recrutement est principalement réactif, c’est-à-dire que vous traitez uniquement les candidats qui ont postulé, un ATS est l’outil idéal. Il vous permettra de gérer efficacement le suivi des candidatures, de centraliser les informations et d'automatiser les tâches répétitives. En revanche, un CRM adopte une approche plus proactive. Il vous aidera à identifier les prospects que vous voulez vraiment et vous permet d’entretenir de nouvelles relations sur le long terme. 

‍Êtes-vous une équipe de plusieurs recruteurs ?

Si vous êtes une équipe de petite taille, un ATS peut suffire à répondre à vos besoins. Il permet de centraliser les candidatures et d'assurer une collaboration efficace entre les membres de l'équipe.

Si au contraire, vous faites partie d'une entreprise qui compte plusieurs équipes de recruteurs ou dispose de département spécialisé, un CRM devient indispensable. Il permet à l’ensemble de l’équipe de partager des notes, suivre les candidats, développer et entretenir des candidats-prospects et documenter l'activité de manière transparente et collaborative dans toute l'organisation.

‍ Avez-vous des profils difficiles à sourcer ?

Si vous recrutez principalement des postes courants et que vous êtes toujours inondés de candidatures, un ATS vous aidera à trier rapidement et efficacement les candidats.

Par contre, si vous cherchez des profils rares ou très spécialisés comme des développeurs PHP, votre succès dépendra de la capacité à mettre en place un pipeline de candidats et à entretenir des relations, et non pas seulement en postant une annonce sur un jobboard.

C'est ici que le CRM prend tout son sens : son but même est de vous aider à constituer un vivier de talents passifs qui correspondent à votre marque employeur et à vos opportunités de carrières.

‍Avez-vous besoin de pourvoir des postes rapidement ?

Si vous devez pourvoir des postes rapidement dans des environnements à haute rotation, un ATS est indispensable pour gérer efficacement le flux continu de candidatures. En revanche, pour des cycles de recrutement plus longs et qui nécessitent un suivi régulier et l'entretien des relations avec les candidats, un CRM est plus approprié. 

‍Avez-vous un grand nombre de profils candidats dans votre ATS ?

Combien de candidats ont postulé dans votre entreprise au fil des ans ? Des milliers ? Plus ?

Ces données sont en train de s’accumuler dans votre ATS, obsolètes et inutilisables. Il y a peut-être des centaines de candidats qui sont pertinents pour des postes, mais les données sont inexactes, de sorte que vous ne le saurez jamais.

Un bon CRM peut automatiquement mettre à jour toutes les données issues de votre ATS et vous permettre de cibler les meilleurs de ces candidats précédents pour des postes.

 Participez-vous à des salons pour l'emploi ou lancez-vous des campagnes de communication en ligne pour susciter l'intérêt ?

Les salons pour l'emploi et les campagnes de communication en ligne sont une excellente façon de bâtir votre marque employeur et d'attirer des candidats passifs. Le problème, c'est qu'il est difficile de mesurer le ROI. Il est difficile de suivre les candidats qui sont venus à votre événement ou qui ont vu votre campagne.

Trop souvent, vous êtes incapable d'exprimer la valeur de l'événement en premier lieu !

Un bon CRM suivra automatiquement les participants à vos événements et les prospects de vos campagnes. Il vous aidera à entretenir ces relations naissantes et vous donnera les chiffres dont vous avez besoin pour prouver à votre patron à quel point les initiatives sont précieuses !

Pourquoi ne pas combiner l’ATS et le CRM ? 

Choisir entre un ATS et un CRM peut paraître difficile, mais la véritable valeur ajoutée se trouve souvent dans leur combinaison. En utilisant les 2 outils, vous améliorez à la fois l'efficacité de votre processus de recrutement et la gestion de vos relations à long terme avec vos candidats. Cette approche permet de gérer les données de manière fluide et proactive, intégrant une vue complète du parcours de chaque candidat, depuis la première candidature jusqu'à l'engagement à long terme. 

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Comment savoir si vous avez besoin d'un CRM de recrutement ?

Les CRM de recrutement sont de plus en plus le choix sexy (dans la mesure où les systèmes de recrutement peuvent être sexy), mais comment savoir si vous en avez réellement besoin ?

Il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive, mais elle devrait vous donner un indicateur de la possibilité d'utiliser ou non un CRM.

1. Pratiquez-vous activement un sourcing de candidats ?

L'ATS est entièrement réactif - vous pouvez seulement l'utiliser pour traiter avec les candidats qui ont postulé. Il y a un problème évident ici. Si vous recherchez activement des candidats, vous ne pouvez pas utiliser votre ATS.

Au contraire, un bon CRM vous permet d'être proactif, de cibler les prospects que vous voulez vraiment et de construire de nouvelles relations.

‍2. Êtes-vous une équipe de plusieurs recruteurs ?

Si vous êtes un recruteur travaillant en solo, vous pourriez vous en sortir en gardant les détails de la relation dans votre tête et en équilibrant un certain nombre d'outils de recrutement différents.

Si au contraire vous faites partie d'une équipe, toutes vos données sur les candidats doivent être accessibles à tout moment. Vous devez connaître l'état de chaque relation et savoir si des collègues ont déjà parlé à un candidat.

Avec un CRM de recrutement, vous et votre équipe pouvez partager des notes, suivre les candidats, développer et entretenir des candidats-prospects et documenter l'activité de manière transparente et collaborative dans toute l'organisation.

3. Avez-vous des profils difficiles à sourcer ?

Tandis que certains postes seront toujours inondés de candidatures, de nombreux profils sont nettement plus difficiles à recruter que d'autres. 

Si vous êtes à la recherche de développeurs PHP, votre succès dépendra de la capacité à mettre en place un pipeline de candidats et à entretenir des relations, et non pas seulement en postant une annonce sur un jobboard.

C'est ici que le CRM prend tout son sens : son but même est de vous aider à constituer un vivier de talents passifs qui correspondent à votre marque employeur et à vos opportunités de carrières.

4. Avez-vous un grand nombre de profils candidats dans votre ATS ?

Combien de candidats ont postulé dans votre entreprise au fil des ans ? Des milliers ? Plus ?

Ces données sont actuellement en train de pourrir dans votre ATS, obsolètes et inutilisables. Il y a peut-être des centaines de candidats qui sont pertinents pour des postes, mais les données sont inexactes, de sorte que vous ne le saurez jamais.

Le bon CRM peut automatiquement mettre à jour toutes les données issues de votre ATS et vous permettre de cibler les meilleurs de ces candidats précédents pour des postes.

5. Participez-vous à des salons pour l'emploi ou lancez-vous des campagnes de communication en ligne pour susciter l'intérêt ?

Les salons pour l'emploi et les campagnes de communication en ligne sont une excellente façon de bâtir votre marque employeur et d'attirer des candidats passifs. Le problème, c'est qu'il est difficile de mesurer le ROI. Il est difficile de suivre les candidats qui sont venus à votre événement ou qui ont vu votre campagne.

Trop souvent, vous êtes incapable d'exprimer la valeur de l'événement en premier lieu !

Un bon CRM suivra automatiquement les participants à vos événements et les prospects de vos campagnes. Il vous aidera à entretenir ces relations naissantes et vous donnera les chiffres dont vous avez besoin pour prouver à votre patron à quel point les initiatives sont précieuses !

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