5 techniques pour optimiser l'onboarding de vos employés

Comment intégrer efficacement vos employés ? Beaucoup de recruteurs le savent, un bon onboarding est le point de départ  d'une collaboration sur le long terme avec ses talents (nous vous avons préparé une checklist pour cela). La guerre des talents qui fait rage force les employeurs à tout faire pour retenir leurs éléments les plus performants. On le sait, aujourd'hui, près de 50 % des employés d'une entreprise travailleront pour une autre entreprise dans un an. La fidélisation des employés devient donc vitale. Et ce processus de fidélisation doit commencer dès l'intégration.

L'objectif de l'onboarding (ou intégration) est de faire en sorte que les nouveaux employés se sentent bien et soient productifs dès leur arrivée dans l'entreprise.

Comme tout processus, l'onboarding évolue avec son temps. Seeqle vous propose un aperçu des 5 techniques en matière d'intégration des employés afin d'optimiser vos recrutements. 

5 Techniques pour un Onboarding efficace :

1. La personnalisation.

2. Les réseaux sociaux.

3. L'automatisation.

4. L’amélioration axée sur les données.

5. L'assimilation culturelle.

1. La personnalisation

Plus qu'une simple formation, la personnalisation consiste à donner aux nouveaux employés l'impression que leur expertise, leurs préférences et leurs intérêts ont été pris en compte pour leur intégration.

Et beaucoup d'entreprises avant-gardistes ont déjà personnalisé leurs processus d'intégration.

Seeqle vous résume les quelques astuces pour y arriver au mieux : 

• Ne rédigez que des documents d'onboarding pertinents et précis.
• Intégrez les détails personnels de vos nouvelles recrues dans ces documents.
• Concevez les messages de bienvenue autour de la personne et de son poste.
• Laissez les nouveaux employés établir leur propre profil dans votre logiciel RH.
• Permettez aux employés de choisir l'horaire, le contenu et les méthodes de leur formation.
• Planifiez des activités d'équipe en fonction de la personnalité, des intérêts et des préférences des nouveaux employés.
• Choisissez soigneusement les mentors de la nouvelle recrue.
• Informez-vous régulièrement sur les expériences et les sentiments de vos nouveaux employés sur leurs nouveaux postes.
• Discutez des ambitions du nouvel employé et des évolutions professionnelles possibles au sein de l'organisation dès le premier jour.

Tout porte à croire que la personnalisation augmente la productivité en réduisant la surcharge d'information et en faisant en sorte que les travailleurs se sentent plus positifs, valorisés et en contrôle.

2. Les réseaux sociaux

À l'époque des baby-boomers et de la génération X, pour obtenir un job, il fallait récupérer les coordonnées de l'employeur dans l'annonce qu'il avait diffusée dans le journal, rédiger son curriculum vitae et l'envoyer par la poste. Si votre CV avait la chance d'être sélectionné, alors peut-être seriez-vous invités à passer un entretien. Ensuite, si tout allait bien, vous receviez l'appel d'un responsable RH pour vous informer que vous aviez obtenu le poste. Et ensuite, plus de nouvelles de l'entreprise jusqu'au premier jour. 

Mais, demandez à n'importe quel natif du numérique (générations Y et Z) de vous parler de leurs expériences de recherche d'emploi en 2018, et ils vous raconteront qu'ils ont postulé pour un poste trouvé sur leur job board préféré, puis ils ont complété les évaluations en ligne et réalisé un entretien vidéo dans le confort de leur appartement. Ils ont ensuite envoyé des invitations sur LinkedIn au recruteur et aux personnes de l'entreprise connectées à leur réseau. En plus de faire des recherches sur l'employeur sur Internet, ils ont contacté sur Facebook des amis d'amis travaillant dans l'entreprise, afin de savoir s'il faisait bon de travailler dans cette entreprise.

Il n'est donc pas étonnant que de plus en plus d'entreprises donnent accès à leur intranet social aux nouvelles recrues presque dès qu'on leur offre l'emploi. Les logiciels d'entreprise sociale permettent aux nouveaux employés d'entrer en contact avec d'autres employés, d'en apprendre davantage sur l'entreprise, d'afficher des photos ou des vidéos, de parler de leurs intérêts et de leurs passe-temps, d'obtenir des conseils et de créer des réseaux avant même de commencer leur travail le premier jour.

Lorsqu'ils sont bien mis en œuvre, les intranets sociaux affichent des taux de participation du personnel allant jusqu'à 85 %.

3. L'automatisation

L'automatisation devient une priorité clé pour les entreprises qui cherchent à  optimiser  l'onboarding et à accélérer la productivité des nouveaux employés. En fait, la recherche montre que les entreprises qui automatisent leurs processus d'onboarding affichent une augmentation de 18 % de la réalisation des premiers objectifs de performance.

4. L’amélioration axée sur les données

Grâce aux outils d'enquête intégrés et aux processus intégrés de gestion de la performance, les entreprises disposent désormais de données qualitatives et quantitatives leur permettant de réaliser des études. Les employeurs peuvent suivre les tendances en matière de performance par rapport aux niveaux d'engagement et identifier les aspects spécifiques du programme qui peuvent avoir un impact sur les résultats de l'onboarding. 

5. L'assimilation culturelle

L'assimilation culturelle est un mouvement qui vise à faciliter la transition d'un nouvel employé dans une entreprise.

Plus qu'une simple présentation "mission, vision, valeurs et stratégie", l'assimilation culturelle consiste à concevoir des activités et des interventions dans lesquelles les nouveaux employés découvrent ce que c'est que de travailler dans une organisation. Soutenus par des systèmes de parrainage et des programmes de tutorat, les nouveaux employés se familiarisent beaucoup plus tôt avec les caractéristiques uniques et parfois déroutantes d'une organisation, comme les règles et les attentes non écrites, la façon dont les travailleurs communiquent entre eux, le jargon, les activités sociales, les récompenses, la façon dont les employés réagissent face à des défis, des problèmes ou lorsqu'une crise frappe.

Mais attention, ce n'est pas parce que quelque chose est populaire ou que c'est considéré comme une "best practice" que vous devez absolument le mettre en œuvre dans votre entreprise et exactement de la même façon.

L'automatisation en est un bon exemple. La technologie peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'argent. Mais gare à la sur-automatisation ! Vous ne voulez surtout pas que vos employés se sentent comme des numéros. Plutôt que de se concentrer uniquement sur les gains d'efficacité, cherchez des moyens d'utiliser la technologie pour créer une expérience plus personnalisée.

De même, demandez-vous si votre entreprise est prête pour ces nouveaux processus. Par exemple, vous constaterez peut-être qu'un intranet social ne se développe pas aussi bien avec les plus de 35 ans qu'avec les moins de 35 ans.

En fin de compte, il s'agit de se concentrer sur les meilleures pratiques. Ayez une stratégie claire pour les besoins que vous souhaitez atteindre avec l'onboarding et mettre en œuvre des initiatives qui fonctionnent pour vous et votre entreprise.

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