Schreiben Sie eine personalisierte und fürsorgliche E-Mail, in der Sie eine Bewerbung ablehnen

Die Suche nach einem Job kann für Kandidaten eine entmutigende und oft entmutigende Aufgabe sein. Wenn sie sich die Zeit und Energie nehmen, um sich auf ein Stellenangebot zu bewerben, können sie ihnen zumindest eine Antwort anbieten, auch wenn diese negativ ist. Ein Punkt kann jedoch schnell zu Problemen in Ihrem Rekrutierungsprozess führen und sich erheblich auf Ihre Arbeitgebermarke auswirken: die Art und Weise, wie Sie Ihre Kandidaten ablehnen. Um dies zu tun, müssen Sie das Feld „Schreiben Sie eine E-Mail, mit der eine Bewerbung abgelehnt wird“. Wann sollten Sie diese Ablehnungs-E-Mail senden? Wie drückst du es aus und bleibst dabei professionell und fürsorglich? Und vor allem, wie kann man diesen Moment zu einer Gelegenheit machen stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke ?

Wann sollten Sie eine E-Mail senden, in der Sie eine Bewerbung ablehnen?

Der Zeitpunkt, zu dem eine E-Mail gesendet wird, in der eine Bewerbung abgelehnt wird, ist entscheidend. Wenn Ihr Prozess automatisiert ist oder Sie sich entschieden haben, einen Kandidaten nicht sofort zu behalten, verzögern Sie den Versand Ihrer Ablehnung. In der Tat kann es als Kandidat besonders entmutigend sein, nur wenige Minuten nach der Bewerbung eine Ablehnung zu erhalten.

Hier sind einige Empfehlungen zur Bestimmung der besten Zeit:

• Sobald die Entscheidung getroffen ist : Sobald Sie sich entschieden haben, einen Kandidaten nicht an sich zu binden, teilen Sie ihm dies schnell mit (aber nicht zu viel!). Lassen Sie Kandidaten nicht zu lange ohne Antwort warten. Laut einer Glassdoor-Studie erwarten 58% der Kandidaten eine Antwort innerhalb einer Woche nach einem Vorstellungsgespräch und 83% innerhalb von zwei Wochen.
• Nach jeder Rekrutierungsphase : Wenn Ihr Rekrutierungsprozess mehrere Schritte umfasst (Tests, Interviews usw.), senden Sie nach jeder Phase eine Ablehnungs-E-Mail, um erfolglose Kandidaten zu informieren.
• Am Ende des Prozesses : Sobald Sie den idealen Kandidaten gefunden haben und dieser Ihr Angebot angenommen hat, teilen Sie anderen Kandidaten schnell das Endergebnis mit.

Wenn Sie Kandidaten schnell informieren, können Sie ihnen Ihren Respekt entgegenbringen und ein professionelles Image Ihres Unternehmens aufrechterhalten.

Warum sollten Sie eine Ablehnungs-E-Mail senden

Das Senden einer E-Mail, in der eine Bewerbung abgelehnt wird, ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern aus mehreren Gründen auch eine wichtige Strategie:

• Respekt und Höflichkeit : Die Kandidaten haben Zeit und Mühe in die Bewerbung investiert. Nicht auf sie zu reagieren, wird als mangelnder Respekt angesehen. Laut einer LinkedIn-Studie möchten 94% der Kandidaten nach einem Interview Feedback erhalten, auch wenn sie nicht ausgewählt wurden.
• Verbesserung der Arbeitgebermarke : Klare und respektvolle Kommunikation verstärkt die positive Wahrnehmung Ihres Unternehmens. Die Kandidaten werden ihre guten oder schlechten Erfahrungen mit ihrem Netzwerk teilen.
• Zukünftiges Potenzial : Ein Kandidat, der heute abgelehnt wurde, könnte morgen ein idealer Mitarbeiter werden oder ein Botschafter Ihres Unternehmens. Die Aufrechterhaltung einer positiven Beziehung ist entscheidend.

Es ist wichtig zu bedenken, dass die Humanisierung Ihrer E-Mail nur für Ihr Unternehmen von Vorteil sein kann.

Jetzt stehen Ihnen 2 Optionen zur Verfügung:

• Verwenden Sie unsere klassische Vorlage für Ablehnungs-E-Mails am Ende des Artikels
• Folgen Sie unseren Tipps zum Schreiben Ihrer eigenen E-Mail

Um diesen Prozess zu vereinfachen, haben wir von KI vorgefertigte Vorlagen entwickelt, die in unserem Tool angepasst werden können, um professionelle und fürsorgliche E-Mails zur Ablehnung von Bewerbungen zu verfassen. Dank unserer fortschrittlichen KI-Technologie können Sie jede E-Mail an den Kandidaten und seine Bewerbung anpassen und gleichzeitig Zeit sparen und eine konsistente Kommunikation sicherstellen.

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Tipps zum Schreiben einer E-Mail zur Ablehnung einer Bewerbung

1. Seien Sie klar und präzise

Wenn du eine schreibst E-Mail, in der die Bewerbung abgelehnt wird, Klarheit und Prägnanz sind unerlässlich. Danken Sie zunächst dem Kandidaten für die Bewerbung auf Ihr Stellen- oder Ausbildungsangebot. Zeigen Sie ihm, dass Sie das Interesse, das er an Ihrem Unternehmen gezeigt hat, wirklich schätzen. Fahren Sie dann schnell mit der Bekanntgabe der Entscheidung fort. Verwenden Sie einfache, unkomplizierte Sätze, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden. Vermeiden Sie vage Formulierungen, die den Kandidaten in Zweifel ziehen könnten. Eine klare und genaue Botschaft trägt dazu bei, eine transparente und respektvolle Kommunikation mit den Kandidaten aufrechtzuerhalten, auch in heiklen Momenten wie diesen.

Zum Beispiel:

„Wir möchten uns ganz herzlich bei Ihnen dafür bedanken, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich für unser Stellenangebot für die Stelle [Jobname] zu bewerben. Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und Ihre Qualifikationen wurden bei der Auswahl sorgfältig geprüft.“

2. Dankbarkeit ausdrücken

Zeigen Sie Wertschätzung für die Zeit und Mühe, die der Kandidat in die Bewerbung gesteckt hat. Drücken Sie Ihre Dankbarkeit auf authentische und spezifische Weise aus.

Zum Beispiel:

„Wir möchten uns aufrichtig für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und für die Bemühungen bedanken, die Sie in die Bewerbung für die Stelle [Jobname] gesteckt haben. Ihre Bewerbung wurde sorgfältig geprüft und wir waren beeindruckt von [erwähnen Sie einen bestimmten Aspekt der Qualifikationen oder Erfahrung des Bewerbers].“

Mit diesem Modell zeigen Sie dem Kandidaten, dass Sie seine Bemühungen schätzen und dass seine Bewerbung ernst genommen wurde, was dazu beiträgt, eine positive Beziehung aufrechtzuerhalten, auch wenn er abgelehnt wird.

3. Bieten Sie konstruktives Feedback an:

Bieten Sie konstruktive Ratschläge oder Feedback zur Bewerbung des Kandidaten an. Dieses Feedback kann dem Kandidaten helfen, die Gründe für seine Ablehnung besser zu verstehen und ihm Möglichkeiten aufzuzeigen, seine zukünftigen Bewerbungen zu verbessern.

Zum Beispiel:

„Wir möchten uns noch einmal bei Ihnen dafür bedanken, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich bei [Firmenname] zu bewerben. Obwohl Ihr Profil beeindruckend war, haben wir uns entschlossen, mit einem anderen Kandidaten fortzufahren, dessen Profil den spezifischen Bedürfnissen der Stelle besser entsprach. Wir möchten jedoch hervorheben [erwähnen Sie eine Stärke der Bewerbung des Bewerbers, z. B. technische Fähigkeiten, einschlägige Erfahrung usw.]. Wir empfehlen Ihnen, diese Fähigkeiten weiterzuentwickeln und andere Möglichkeiten zu erkunden, die besser zu Ihrem beruflichen Profil passen.“

Indem Sie auf diese Weise konstruktives Feedback geben, helfen Sie dem Kandidaten zu verstehen, welche Aspekte seiner Bewerbung geschätzt wurden, und geben gleichzeitig Ratschläge für die zukünftige berufliche Entwicklung.

4. Bieten Sie eine Alternative an:

Bieten Sie dem Kandidaten Alternativen an, unabhängig davon, ob es sich um andere Positionen innerhalb des Unternehmens oder um ähnliche externe Möglichkeiten handelt.

Zum Beispiel:

„Obwohl wir Ihnen die Stelle, für die Sie sich beworben haben, nicht anbieten können, möchten wir Sie darüber informieren, dass es in unserem Unternehmen andere Möglichkeiten gibt, die Ihrem Profil und Ihren Fähigkeiten entsprechen könnten. Wir empfehlen Ihnen, unsere Karriereseite regelmäßig zu besuchen, um über neue Möglichkeiten informiert zu werden, die für Sie von Interesse sein könnten. Darüber hinaus laden wir Sie ein, sich für ähnliche Stellen bei anderen Unternehmen zu bewerben, bei denen Ihr Fachwissen und Ihre Erfahrung geschätzt werden könnten.“

Indem Sie auf diese Weise Alternativen anbieten, zeigen Sie dem Kandidaten, dass Sie sein Profil schätzen und dass Sie ihm helfen möchten, Möglichkeiten zu finden, die seinen Fähigkeiten und beruflichen Zielen besser entsprechen.

E-Mail-Vorlage für die Ablehnung eines Antrags

“Frau X/Herr X,

Wir danken Ihnen aufrichtig für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und für die Zeit, die Sie damit verbracht haben, sich für die Stelle als [Jobname] zu bewerben.

Nach sorgfältiger Prüfung Ihrer Bewerbung müssen wir Ihnen jedoch leider mitteilen, dass wir Ihnen keine positive Antwort geben können.

In der Tat [erkläre den Grund für die Ablehnung].

Beachten Sie jedoch, dass dies Ihre persönlichen Eigenschaften und Ihren Hintergrund nicht in Frage stellen sollte.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg bei Ihrer Forschung und Ihrem weiteren Werdegang.

Bitte akzeptieren Sie, Madam/Sir, den Ausdruck unserer respektvollen Grüße.“

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Schreiben von E-Mails zur Ablehnung von Bewerbungen Fingerspitzengefühl und Sensibilität erfordert. Wenn Sie diese Tipps befolgen und unser Tool verwenden, können Sie aus einer potenziell negativen Erfahrung eine Gelegenheit machen, Ihre Arbeitgebermarke zu stärken und positive Beziehungen zu Bewerbern aufrechtzuerhalten.

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